2.1 표준화 및 프로세스 정의

전자문서 도입을 위해 가장 중요한 것은 표준화이다. 전자문서 표준화를 위해서는 현행 물류 프로세스에 대한 명확한 정의가 필요하며, 이를 바탕으로 공통 요소를 도출하고 표준화를 위한 공통 프로세스를 정의해야 한다^{(Ahn, 2016)}.

Fig. 1. Freight Transportation Structure Status

화물운송거래의 주요 구성원은 화주(Shipper), 주선업체(Freight Forwarder), 운송업체(Carrier), 차주(Driver)로 구분할 수 있으며, 화주(Shipper)는 물류비 절감, 신속하고 정확확 배차 및 운송시간 시간 확보, 투명한 운송 절차, 실시간 운송 정보 공유, 주선업체 및 운송업체(Freight Forwarder & Carrier)는 시장 내 경쟁 완화, 안정적인 물량 확보, 신뢰할 수 있는 차주의 고용(단기 포함), 운송비의 신속한 지급, 차주(Driver)는 공차 운행 최소화, 정기적인 일감 확보, 운송비 현실화, 운송비 지급 속도 향상, 운송 관련 서류의 편의성 증대, 기타 간접 이해관계자인 금융기관은 대금 지급 및 정산, 정부는 관련 제도 및 법규 정비를 요구하고 있다.

현재 화물운송거래는 화주 → 주선업체 → 운송업체 → 화물정보망 → 차주 → 수화인으로 이어지는 다단계 프로세스를 거친다. 이 과정에서 위수탁계약서, 표준하도급계약서, 위수탁증이 생성되며, 차주는 운송업체를 통해 배차를 받고 화주로부터 화물을 수령할 때 인수증(Delivery Receipt)을 작성하게 된다. 이후 해당 인수증을 바탕으로 운임료를 청구하는 구조이다.

Fig. 2. Standard Process Definition for Freight Transport Contracts; Brokerage Criteria

Fig. 3. Standard Process Definition for Freight Transport Contracts; Carrier Criteria

Fig. 4. Standard Process Definition for Freight Transport Contracts; Freight Information Network Criteria

이러한 프로세스가 일관되게 유지될 경우 데이터 이동이 원활하게 이루어질 수 있으나, 실제로는 하나의 운송사가 모든 물량을 단독으로 처리하지 못하는 경우가 많아 협력업체 및 하도급을 통해 운송이 이루어지는 실정이다.

따라서 1차 운송사가 모든 정보를 입력하고 전자인수증을 발급하기 위해서는 데이터 관리의 일관성이 필수적이다. 이를 위해 먼저 표준 프로세스를 설정하고, 전자문서 표준화를 위한 기반을 마련해야 한다. 본 연구에서는 운송계약의 주체에 따라 세 가지 표준 프로세스를 도출하였다.

주선사를 통한 운송계약은 하나의 주선사가 하나 또는 다수의 운송사를 통해 배송을 수행하는 유형으로 일부 주선사는 화주 대신 인수증을 직접 발행하기도 한다. 운송사를 통한 운송계약의 경우 화주는 하나 또는 다수의 운송사와 계약하여 운송을 수행하고 추가 물량이 발생할 경우 협력업체 또는 화물 정보망을 통해 처리한다. 마지막으로 화물정보망을 활용한 운송계약으로 대부분 화주, 주선사, 운송사가 처리할 수 없는 초과 물동량을 신속하게 운송하기 위한 방식으로 사용되다가 현재는 직접운송으로 다수 발생하고 있는 상황이다. 운전자가 개별 운송사가 되는 구조이다. 이와 같은 복잡한 구조를 단순화하기 위하여 각 분야별 전문가 인터뷰 및 업체별 프로세스 검토를 통하여 표준 프로세스안을 제시하고자 한다.

모든 프로세스에서 법적 요건에 따라 운송면허를 보유한 운송사가 포함되어야 하며, 운송사와 배송인은 동일할 수 있다. 전자문서 활용 시나리오를 살펴보면, 운송장(Bill of Lading), 인수증(Delivery Receipt), 영수증(Receipt) 순으로 활용되며, 일부 경우 인수증이 영수증을 대체할 수 있다. 또한, 가장 중요한 개념은 하나의 운송장에서 다수의 하위 인수증 발행이 가능하다는 점이며, 이는 운송사의 배차를 통해 이루어지는 것으로 볼 수 있다.

위와 같은 프로세스를 통해 화주와 주선사 또는 운송사는 물품의 종류나 운송 기간 등을 고려하여 운송 위탁 계약을 체결하며, 운송사는 경험과 노하우를 바탕으로 화물을 적절한 단위로 나누어 여러 차량에 배분하여 배송한다. 이 과정에서 인적 노하우와 협력업체와의 관계가 중요한 요소로 작용하지만, 기존 전자문서 프로세스에서는 이러한 세부적인 요소들이 충분히 반영되지 못하는 한계가 있었다.

2.2 프로세스에 따른 입력정보 양식 정의

화주와 주선사 또는 운송사는 물품 또는 기간 등의 개념으로 운송 위탁 계약을 하고 화물을 경험과 노하우를 통해 적당한 양으로 쪼개어 여러 차량으로 나누어 배송한다. 따라서 화주로부터 물품정보를 받아 전체 품목 수량 등을 입력하고, 목적지 정보를 받아 배차 후 차량정보를 등록하고 이를 화주에게 통보한다. 이후 배송 프로세스에 따라 이동하며, 인수증 서명을 받는다. 따라서 중요한 정보는 화주정보, 배송지정보, 인수자정보, 배차정보, 화물정보가 필수로 필요하며, 서명정보가 입력되어야 한다. 전자문서의 입력정보는 기존 종이 인수증 및 운송의뢰서 및 기타 운송관련 서류를 볼 때 다음 표와 같이 구분하여 나타낼 수 있으며, 여기에 전자서명 및 암호화 등이 필요하며, 실시간 데이터 전송이 가능해지기 때문에 배송 위치정보 제공 등 부가 서비스를 제공할 수 있다.

2.3 전자문서 활용 및 해외 사례 검토

최근 국내 물류산업에서도 디지털 전환의 일환으로 전자문서 시스템 도입이 점차 확산되고 있으나, 그 적용 범위는 아직 제한적이다. 대형 화주기업이나 3PL 기업을 중심으로 전자운송장, 전자인수증 등을 ERP나 TMS 시스템과 연계해 사용하는 사례가 일부 확인되지만, 중소형 운송사나 개별 운전기사 단위에서는 종이 문서 기반 업무가 여전히 일반적이다. 일부 업체에서 전자문서를 홍보하고 있으나, 실제 전자문서를 사용하고 있는 사례는 찾아보기 어렵다. 이처럼 도입률이 낮은 이유는 시스템 비용 부담, 문서 처리 표준 부재, 기사 고령화, 모바일 기기 활용 미숙 등 복합적인 요인에 기인한다.

이와 같은 국내 상황과 비교해볼 때, 주요 해외 국가들은 전자문서 기반 물류 시스템을 이미 플랫폼화하거나 법제도적으로 의무화하는 등 보다 적극적인 활용 사례를 보여주고 있다.

미국의 경우, 민간 물류 플랫폼인 Loadsmart와 123Loadboard는 화물 배차, 운임 산정, 문서 송수신 및 실시간 추적을 통합한 서비스를 제공하고 있다. 특히, 운송 서류 대행, 즉시 결제 기능, 운전자 멤버십 기반의 유류비 및 통신비 지원, 문서 처리 보조 기능 등을 통해 전자문서 기반의 업무처리를 실질적으로 뒷받침하고 있다. 이러한 서비스는 대부분 웹과 모바일 플랫폼을 통해 제공되며, 사용자는 전자문서를 실시간으로 확인하고 승인할 수 있다.

중국의 경우에는 윈만만(Yunmanman)과 휘처방(Truck Alliance)의 합병으로 탄생한 Full Truck Alliance가 대표적이다. 해당 플랫폼은 미들마일 구간의 운송을 디지털화하면서 화물-차량 매칭, 전자운송장 발급, 운임 정산 기능 등을 통합 제공하고 있다. 이와 함께 국가 주도 하에 운영되는 익스프레스100(Express100)은 전자양식 제공, API 기반 연계, 물류모니터링, 배송 조회 기능 등을 통해 기업 물류시스템과의 통합을 지원하고 있으며, 특히 전자운송장을 정산의 핵심 문서로 정의하고 있다.

일본에서는 SAROUTE 플랫폼이 주목할 만하다. 이 플랫폼은 운전자가 운임을 제시하고 화주가 운전자를 선택하는 구조로, 앱 기반의 전자문서 처리가 가능하도록 설계되었다. 운송자는 DIAq Driver라는 모바일 앱을 통해 배차 수락, 배송 확인, 인수증 작성 등의 전 과정을 수행하며, 특히 사용자 편의성을 고려한 UI 구성과 입력방식 단순화가 특징이다.

유럽에서는 Transfix(프랑스)와 Sennder(독일)가 대표적이다. 이들은 AI를 활용한 운임 자동산정, GPS 기반 실시간 화물추적, 전자 배달확인(POD) 문서의 디지털 처리 기능을 중심으로 운영되며, 교통데이터 및 운송 이력 데이터를 활용한 최적화 시스템을 병행하고 있다. 이로 인해 운송 중 실시간 이슈 대응이 가능하고, 문서 오류를 최소화하는 데 기여하고 있다.

인도는 E-Way Bill 제도를 통해 전자문서 시스템을 제도적으로 강제하고 있다. 일정 금액(Rs 50,000)을 초과하는 물품에 대해 사전 전자청구서를 발급하도록 의무화하고 있으며, 위반 시 세무상 벌금이 부과된다. E-Way Bill은 웹사이트, 모바일 앱, SMS 등 다양한 채널을 통해 발급 가능하며, QR코드 기반 문서 검증과 다중 운송수단을 통합한 Consolidated E-Way Bill 기능도 제공되고 있다. 또한, GST 네트워크와의 통합을 통해 세무 연계까지 실현하고 있어 법적 강제성과 행정 효율성이 동시에 확보된 사례로 볼 수 있다.

이와 같은 해외 사례들을 종합적으로 살펴보면, 전자문서 시스템은 단순한 종이문서 대체 수준을 넘어서, 실시간 데이터 연계, 운임 정산, 법적 효력 확보, 모바일 기반 접근성 향상 등 다각적인 기능을 중심으로 고도화되고 있음을 확인할 수 있다. 특히, 중국과 인도는 정부 주도 또는 법제도 기반의 전자문서 활용 환경을 조성함으로써, 전 산업단위의 디지털화를 유도하고 있으며, 이는 국내에서도 제도적 기반 마련의 필요성을 시사한다. 반면 미국과 유럽은 민간기업 주도의 고도화된 플랫폼 중심으로 전개되고 있으며, 이는 서비스 경쟁력과 기술 혁신을 통해 시장을 확대해 나가는 구조로 해석할 수 있다.

따라서 우리나라 역시 전자문서 시스템의 효과적인 확산을 위해, 기술적 시스템 개발뿐 아니라 제도적 정비, 표준화된 양식 마련, 사용자 수용성 제고를 위한 교육과 인센티브 제공 등 종합적인 대응이 필요하다.

2.4 전자문서 활용을 위한 국내 플랫폼 방안 제시

국내 화물운송 전자문서의 활성화를 위해서는 단일 시스템 중심의 폐쇄적 운영 방식에서 벗어나, 다양한 화물정보망과의 유기적인 연계를 전제로 하는 개방형(Open) 플랫폼 체계로의 전환이 필요하다. 현재 대부분의 화물 운송 정보는 개별 운송사, 주선사, 화물정보망이 운영하는 독립된 시스템 내에서 폐쇄적으로 운영되고 있으며, 이로 인해 문서의 중복 작성, 정보 단절, 배차 오류 등의 문제가 발생하고 있다.

본 연구에서 제안하는 전자문서 기반 국내 플랫폼은 타 화물정보망과의 Open API 연계를 통해 운송정보, 배차정보, 인수증 등을 상호 공유하고, 운송 거래의 전 과정을 하나의 체계 안에서 관리할 수 있도록 설계된다. 이 플랫폼은 화물등록 시, 사용자가 선택한 외부 화물정보망으로 등록 데이터를 전송하고, 해당 정보망에서 배차가 이루어진 경우 배차정보를 수신하여 본 플랫폼 내에 자동으로 반영한다. 이후 인수증 또는 위탁증의 발행은 연계된 정보에 기반하여 자동 처리되며, 발행된 전자문서는 QR코드나 링크 형태로 운전자, 수화인 등 관련자에게 공유할 수 있도록 한다.

특히, 이러한 Open API 기반 연계는 다음과 같은 기능적 구조를 통해 구현될 수 있다.

Fig. 5. Proposed Architecture of a B2B E-documentation and Transport Information Integration Platform Utilizing Open API-based Connectivity with External Freight Information Systems

1. 1단계: 화물 등록 및 외부 전송: 사용자는 자사 플랫폼에서 화물정보를 등록하고, 등록 정보를 연계된 화물정보망(예: 화물나누리, 화물24 등)에 실시간으로 전송할 수 있다.

2. 2단계: 배차결과 수신 및 문서 자동생성: 외부 정보망에서 배차가 완료되면, 배차정보(ID, 운전자정보, 차량정보 등)를 본 시스템으로 자동 수신하며, 해당 정보를 기반으로 전자인수증/위탁증이 자동 생성된다.

3. 3단계: 전자문서 발행 및 실시간 공유: 전자인수증은 운송차량 기사에게 앱을 통해 전송되며, 상차지·하차지에서 실시간 확인 또는 서명이 가능하다. 또한 화주, 수화인 등 이해관계자에게는 링크 또는 QR코드로 전송되어 확인이 가능하다.

이와 같은 시스템은 단일 정보망 중심의 운영 한계를 극복하고, 다양한 운송 방식(자체배차, 위탁배차, 정보망배차 등)을 하나의 플랫폼에서 유연하게 처리할 수 있도록 해준다. 특히 중소 운송사나 주선사가 다양한 화물정보망을 병행 사용하는 현실을 고려할 때, API 기반 통합 관리 기능은 현장 적용성을 극대화할 수 있다.

추가적으로, 본 플랫폼은 각 참여자의 반복 정보를 기준정보로 사전 등록하여 입력 자동화(차량번호 입력 시 관련 정보 자동생성, 자주 쓰는 품목 우선 표시 등)를 구현하며, 인수증 상태, 운송상태 등 각종 거래 정보를 단계별로 추적할 수 있도록 지원한다. 이러한 기능은 전자문서 활용의 실효성을 높이고, 현장에서의 수기작업을 대폭 줄이는 데 기여할 것이다.

해외 사례와 비교할 때, 중국의 익스프레스100이나 인도의 E-Way Bill 제도가 국가 단위의 전자문서 플랫폼을 중심으로 민간 시스템과 API를 통해 연계되는 구조인 반면, 국내에서는 민간 플랫폼의 분산 운영이 지속되고 있어, 이들을 상호 연결하는 메타플랫폼 또는 범용 API 허브의 구축이 제도적으로 병행되어야 한다.

결론적으로, 전자문서 플랫폼의 성공적 확산을 위해서는 기술적 시스템 구축 외에도 다음과 같은 정책적 기반이 필요하다.

(1) 주요 화물정보망 간 연계를 위한 API 표준화와 인증 절차 마련

(2) 전자문서 연계 플랫폼 사용자에게 운영 인센티브 및 세제 혜택 제공

(3) 중소 운송업체 대상 모바일 앱 기반 플랫폼 접근성 지원 및 교육

(4) 운송계약 및 인수증의 법적 효력 확보를 위한 제도 정비

이와 같이 개방형 플랫폼 구조를 기반으로 한 전자문서 시스템은 국내 화물운송의 디지털 전환을 가속화하고, 참여 주체 간 정보 비대칭 해소, 거래 효율성 증대, 법적 신뢰성 확보 등 다양한 정책적 효과를 기대할 수 있다.

2.5 전자문서 플랫폼을 통한 활용 예시

전자문서 플랫폼은 단순한 문서 발행 시스템을 넘어서, 운송 주체 간의 정보 연계, 행정처리 자동화, 정책 지원 수단으로 발전할 수 있는 통합 운송정보 관리체계의 기반 인프라로 기능할 수 있다. 특히 Open API 기반의 외부 화물정보망과의 연계를 중심으로 설계된 플랫폼은 단일 문서의 전자화가 아닌, 운송 전 과정에 걸친 정보의 실시간 흐름과 활용을 가능하게 만든다.

첫째, 전자문서 플랫폼은 화물등록 → 배차 → 전자인수증 발행 → 정산 및 증빙에 이르는 일련의 흐름을 통합 관리할 수 있으며, 정보망 연계를 통해 다양한 주체(운송사, 주선사, 정보망 운영사, 화주 등)가 공동으로 참여하는 구조를 구축할 수 있다. 특히 외부 화물정보망과의 Open API 연계를 통해 등록된 화물정보를 외부에 전송하고, 해당 플랫폼에서의 배차결과를 다시 수신하여 플랫폼 내 배차정보 및 인수증을 자동 생성하는 방식은 현장의 이중입력 부담을 최소화하고 업무 효율성을 극대화한다.

둘째, 플랫폼은 단순 전자문서 발급 기능 외에도 공공 행정 프로세스와의 연계를 통해 활용성을 확대할 수 있다. 예를 들어, 플랫폼에서 생성된 전자인수증, 운송장, 위탁증 등을 기반으로 다음과 같은 정책 연계가 가능하다.

- 실적신고 자동화: 운행 이력 기반 실적 데이터를 자동 취합하고, 이를 국토교통부 신고 시스템에 전송

- 유가보조금 신청 지원: 운송거리·운행일수 정보와 인수증 발행 데이터를 바탕으로 유가보조금 지급 검증에 활용

- 산재보험·종합소득신고 보조: 운전자의 운행 기록, 운송 이력 등을 기반으로 소득 산정 근거 자료를 전자문서로 제공하여 자동 제출 가능

셋째, 플랫폼을 기반으로 한 화물운송 실적 기반 금융서비스 연계도 가능하다. 특히 자영 화물운전자를 위한 신차 구입 대출, 운영자금 대출, 금리 우대 상품 등에 있어 전자문서 기반 실적 데이터는 공신력 있는 비금융정보로 활용 가능하다. 이러한 정보는 운전자 본인의 동의 하에 금융사에 제공될 수 있으며, 대출 심사 시 참고지표로 작용하거나 보증서 발급의 기준 자료로 활용될 수 있다. 예를 들어, 운송횟수, 운행구간, 수주화주 등 데이터는 금융기관의 리스크 평가 기준인 신용거래 이력 및 상환능력 분석에 직접 반영 가능하다.